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断りのはがき

相手からの要望や依頼、勧誘などを断る難しさは、皆日頃から感じているのではないでしょうか。断りのはがきは、それをはがきという限られたスペースの文字数で表現しなければならず大変です。

程度の差はあれ、断りのはがきは相手の期待感を裏切り、失望感を与えるものであることを心得ておくことが大切です。

相手を傷つけたり、それまでの交友関係にヒビが入ることのないように、好意的な申し出にたいしては感謝の言葉を忘れず、なおかつ詫びるつもりで書くようにしましょう。

以下、断りのはがきのポイントを挙げておきます。

①　返事は早めに出す。出し渋っていると、相手にいたずらに期待感を抱かせることになるし、迷惑をかけることにもなりかねない。

②　断られる相手の気持ちを思いやりながら書くようにする。

③　率直に断るべきだが、むげな断り方では反感をかいかねない。事務的な表現はひかえるように。

④　かといって、あいまいな断り方や遠回しの表現では誤解されるおそれもあるので、断る理由は具体性を持たせて、簡潔に要領よく書く。

⑤　はっきりした理由がない時はウソも方便と割り切ることも必要、ただし見えすいたウソは相手を傷つけることも。相手の納得するような理由でなければならない。

⑥　相手の期待感を裏切るのだから、必ずお詫びの一文を盛り込むようにする。それが礼儀。

⑦　時候の挨拶などは省略するのが通例。