通知・挨拶はがき：はがき書き方deアレコレ

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通知・挨拶はがき

通知状も挨拶状も、早い時期に相手に何かを知らせなければならないときに出すもので、呼び方は違っていても、実質的には同じものです。

知らせる用件としては、出産、入学、合格、卒業、就職、転・退職、新・改築、転居、開店・開業・・・など、身近に起こった変化がおもなものになります。

返事を求めるものではないので、簡潔・明瞭に用件を知らせるようにします。
ただし、事務的過ぎるのは感心しません。印刷する場合でも一筆書き添える配慮が必要です。

以下、通知・挨拶はがきのポイントを挙げておきます。

①　相手に誤解が生じることのないように、知らせようとする事柄(いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どうしたか)を正確にかつ簡潔に表現する。要点がぼけないように。

②　出産通知では、日時、男女の別、母子の状態などを書き忘れないように。

③　合格、就職などの通知では、たとえ一流校や一流会社の難関突破であっても、自慢げな文章は控えるべき。とくに子に代わって親が書く場合は要注意。

④　病気や怪我の通知では、相手に必要以上の心配をかけないように、ひかえ目な表現に。

⑤　転居通知では、スペースがあれば、簡単でもよいから地図を付すのが親切。

⑥　転・退職の挨拶では、それがたとえ不本意なものであっても愚痴めいた表現は禁物。

⑦　緊急の場合は、前文を省略してもかまわない。